Mengapa proyek gagal: Inisiasi salah Langkah
Anda telah mempelajari langkah-langkah perencanaan yang perlu diambil untuk menyiapkan proyek agar sukses. Namun terlepas dari upaya terbaik Anda, proyek masih bisa gagal. Terkadang faktor yang menyebabkan kegagalan proyek berada di luar kendali Anda. Teknologi untuk menyelesaikan proyek tidak tersedia, misalnya, atau pemangku kepentingan memutuskan untuk secara drastis mengubah tujuan proyek. Namun, ada faktor-faktor yang dapat menyebabkan kegagalan yang lebih dalam kendali Anda, seperti tidak dapat menyelesaikan kiriman proyek dalam waktu yang disepakati atau tidak dapat memenuhi visi pemangku kepentingan untuk proyek tersebut.
Dalam bacaan ini, kita akan mengeksplorasi beberapa alasan utama mengapa proyek gagal dan memeriksa bagaimana salah langkah selama fase inisiasi dapat menyebabkan kegagalan proyek.
Harapan yang tidak jelas
Anda mungkin ingat pertanyaan yang perlu Anda jawab di awal fase inisiasi proyek, termasuk:
- Apa tujuan akhir?
- Apa kiriman dan jadwal yang diharapkan?
- Apa anggarannya?
- Siapa pemangku kepentingan?
Tidak meluangkan waktu di awal proyek untuk mengajukan pertanyaan penting, mendokumentasikan keputusan, dan memahami ruang lingkup proyek yang sebenarnya dapat menyebabkan kegagalan. Lagi pula, tanpa arah, Anda tidak akan pernah bisa mencapai tujuan Anda.
Harapan yang tidak realistis
Kita semua suka membuat manajer kita terkesan, tetapi kadang-kadang, kita secara tidak sengaja menyetujui harapan yang tidak realistis dan membuat proyek kita gagal sejak awal. Misalnya, jika sebuah proyek diperkirakan akan memakan waktu dua minggu karena tingkat detail dan upaya yang diperlukan tetapi kami mencoba menyelesaikannya dalam satu minggu, kami tidak akan memiliki sumber daya yang tersedia untuk memenuhi jadwal gabungan. Ini kemungkinan akan mengakibatkan masalah kualitas. Penting untuk memahami persyaratan proyek sebelum menyetujui tenggat waktu apa pun. Sebagai praktik terbaik, jangan berkomitmen pada tanggal pasti saat memulai proyek untuk menghindari menetapkan harapan yang tidak realistis. Anda akan memiliki lebih banyak informasi dan akan dapat mengelola ekspektasi dengan lebih baik dalam fase perencanaan.
miskomunikasi
Komunikasi yang jelas adalah kuncinya. Jika informasi tidak dikomunikasikan pada waktu yang tepat, tidak termasuk informasi terkait (risiko, keputusan yang dibuat, perubahan ruang lingkup, dll.), atau tidak dikirim ke pemangku kepentingan yang benar, maka Anda mungkin menyiapkan diri untuk kegagalan. Melakukan analisis pemangku kepentingan dan kemudian memanfaatkan bagan RACI untuk memahami pemangku kepentingan mana yang harus terus diinformasikan atau dikonsultasikan adalah awal yang baik untuk menciptakan strategi komunikasi yang efektif.
Sebagai manajer proyek, Anda tidak harus memenuhi gaya komunikasi unik setiap orang, tetapi Anda harus menetapkan harapan tentang bagaimana komunikasi akan terjadi. Saat Anda memulai proyek, pastikan Anda meluangkan waktu untuk memahami kebutuhan komunikasi tim dan pemangku kepentingan Anda. Beberapa orang tidak menyukai email dan lebih suka melakukan percakapan telepon, beberapa lebih suka berkomunikasi secara tertulis, dan beberapa lebih suka pertemuan tatap muka. Sistem komunikasi yang kuat menggabungkan semua metode ini. Tetapkan harapan untuk pendekatan komunikasi Anda lebih awal sehingga Anda, anggota tim Anda, dan pemangku kepentingan Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang bagaimana Anda semua akan berkomunikasi.
Kurangnya sumber daya
Sumber daya termasuk anggota tim Anda, anggaran, dan materi. Sayangnya, tanpa perencanaan yang tepat, sumber daya Anda dapat dengan cepat kelebihan tugas atau habis. Terkadang manajer proyek tidak memperhitungkan fakta bahwa anggota tim menyulap banyak tugas dan mungkin tidak dapat mencurahkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan semua tugas yang diberikan dengan benar dan tepat waktu. Atau, manajer proyek mungkin tidak menyadari bahwa keahlian khusus diperlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu. Memastikan bahwa anggota tim yang tepat tersedia pada waktu yang tepat sangat penting.
Kesalahan umum lainnya adalah salah menghitung biaya proyek Anda. Misalnya, bayangkan Anda memiliki anggaran proyek sebesar $10.000. Jika proyek Anda membutuhkan $10.000 untuk bahan dan Anda juga harus mengirim dan memasang bahan tersebut, maka Anda tidak akan memiliki cukup uang untuk menyelesaikan proyek Anda. Perjelas kebutuhan sumber daya Anda dan konfirmasi ketersediaannya dengan pimpinan di awal untuk menghindari penundaan atau masalah lebih lanjut dalam proyek.
Ruang lingkup merayap (Scoope Crape)
Ruang lingkup menyediakan kerangka kerja menyeluruh tentang apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam pekerjaan dan hasil proyek. Mendefinisikan ruang lingkup dalam fase inisiasi membantu mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan, biaya yang terkait dengan sumber daya tersebut, dan jadwal yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Terkadang proyek gagal karena ruang lingkup proyek bertambah dan dampak pada ruang lingkup tidak ditangkap.
Misalnya, bayangkan Anda diberi proyek yang awalnya mencakup tiga hasil. Selama proyek berlangsung, pemangku kepentingan meminta agar dua kiriman tambahan dimasukkan, tetapi tidak ada perubahan yang dibuat pada jadwal, anggaran, atau anggota tim untuk mencerminkan dampak dari peningkatan jumlah kiriman. Sebagai manajer proyek, ketika kiriman berubah, Anda harus memastikan bahwa Anda menangkap dampak potensial dari perubahan tersebut terhadap jadwal, anggaran, dan kualitas. Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk memastikan bahwa semuanya didokumentasikan dalam fase inisiasi. Miliki rencana bagaimana menangani scope creep jika terjadi, dan klarifikasi siapa yang memiliki wewenang untuk menyetujui perubahan scope.